智能是杭州第19屆亞運會的辦賽理念之一，也是杭州這座數(shù)字之城的應(yīng)有之義。如何用數(shù)字化手段，破解亞運籌辦規(guī)模大、周期長、事項多、環(huán)節(jié)多的難題？
華東院牽頭研發(fā)的亞運任務(wù)在線系統(tǒng)，將亞運籌辦工作劃分為2.8萬余項任務(wù)包，并最終以一張圖的形式進行呈現(xiàn)，為打造亞運遺產(chǎn)和數(shù)字化改革標志性成果貢獻智慧力量，并已延伸應(yīng)用，覆蓋杭州市政務(wù)領(lǐng)域下的1.4萬余項任務(wù)管理。一起去看看吧！
亞運籌辦規(guī)模大、周期長、事項多，如何破題？
亞運籌辦，是一項復(fù)雜的重大系統(tǒng)工程，其籌辦可謂涉及城市運行的方方面面。本屆亞運會共有45個國家或地區(qū)的超過1.2萬名運動員參賽，服務(wù)用戶覆蓋市民、游客、運動員、媒體、殘障人士等多類人群，從場館、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)運行，到賽事安排、交通組織，從全民參亞運和城市風(fēng)貌展現(xiàn)，到服務(wù)保障和應(yīng)急管理等等，都在亞運籌辦的工作范圍之內(nèi)。
籌辦工作規(guī)模大、周期長、事項多、環(huán)節(jié)多。既要做，又要做得好。如何破題？能不能在眾多事項中做到無一遺漏；能不能讓每項工作的反饋周期再縮短一點；能不能讓全局工作的進展情況再直觀一些？答案是肯定的。一場工程數(shù)字化與亞運籌辦的跨界融合就此展開。
2022年2月，華東院受邀參與亞運籌辦工作的任務(wù)分解和進度計劃編制工作，將大型復(fù)雜工程（如水電工程）中的計劃管理融入亞運籌辦，以細化任務(wù)、分解資源、優(yōu)化路徑、動態(tài)控制作為基本手段，將亞運會籌辦啟動工作分解為4個領(lǐng)域、31個大項、212個任務(wù)項，并最終以一張圖的形式進行呈現(xiàn)。
在編制進度計劃過程中，華東院嘗試結(jié)合自主研發(fā)的“履約管控系統(tǒng)”，提出將數(shù)字化手段運用到賽事籌辦任務(wù)管理中的想法。想法當(dāng)即得到了亞運運行保障指揮部的肯定和支持，“亞運任務(wù)在線”系統(tǒng)應(yīng)運而生。
任務(wù)在線如何護航亞運籌辦
作為“亞運任務(wù)在線”系統(tǒng)的主要研發(fā)和運維團隊，華東院在最短時間內(nèi)組建起一支由工程管理、系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)等多專業(yè)組成的專家團隊，各專業(yè)人員集中突擊辦公，掛圖作戰(zhàn)。白天進行需求識別，晚上出設(shè)計方案……經(jīng)過一個月爭分奪秒的奮戰(zhàn)，最終“亞運任務(wù)在線”系統(tǒng)第一版在2022年3月如期上線。
“亞運任務(wù)在線以總?cè)蝿?wù)書一體化拆解、任務(wù)線上閉環(huán)管理、風(fēng)險智能預(yù)警分析、組織過程資產(chǎn)沉淀為主要內(nèi)容?！表椖繄F隊成員介紹道。
一方面，該系統(tǒng)對212個任務(wù)項再做進一步分解，將整個亞運的籌辦工作任務(wù)量化、細化到最小顆粒度，分解成具體到責(zé)任人的任務(wù)包，把具體任務(wù)的要求、目標、節(jié)點、責(zé)任人、反饋等信息，都動態(tài)地、實時地顯示出來，并形成總體工作的清晰概覽，最終拆分出2.8萬多個任務(wù)包，這在沒有數(shù)字化手段之前是難以想象的。
另一方面，該系統(tǒng)實現(xiàn)了重大賽事籌辦保障工作全鏈路的線上統(tǒng)籌和閉環(huán)管理。與傳統(tǒng)管理中的層層傳達不同，亞運任務(wù)在線把從頂層設(shè)計到具體環(huán)節(jié)的所有參與者全部貫通起來，做到全鏈路的線上統(tǒng)籌；形成了完善的“任務(wù)分解-執(zhí)行-填報-審核反饋”閉環(huán)，實現(xiàn)管理可控、風(fēng)險能控、流程在控，有效提升賽事籌辦保障能力。
在組織過程資產(chǎn)沉淀方面，“這套系統(tǒng)承載著籌辦過程中所有的過程資料、痕跡，在亞運結(jié)束后，將成為‘亞運遺產(chǎn)’，為城市重大賽事活動和復(fù)雜工作任務(wù)管理探索路徑、積累經(jīng)驗。”項目團隊成員介紹道。
“亞運遺產(chǎn)”，賦能更多場景
“亞運任務(wù)在線”系統(tǒng)自2022年3月正式上線以來，已在杭州、寧波、溫州、湖州、紹興、金華等6個辦賽城市的亞運籌辦工作中推廣使用。系統(tǒng)內(nèi)，總?cè)蝿?wù)書最多細化至八級任務(wù)。期間組織推廣培訓(xùn)12次，實現(xiàn)浙江全省亞運會籌辦工作全覆蓋，觸達用戶超4萬人，日均活躍用戶超1500個。
2023年以來，亞運籌辦進入沖刺期，華東院進一步迭代升級亞運任務(wù)在線系統(tǒng)，全面梳理分解2023年亞運籌辦重點任務(wù)，形成明確時間表、任務(wù)書、責(zé)任人，和可對照、可檢查、可考核的目標責(zé)任體系，打造亞運任務(wù)在線2.0版，為打造亞運遺產(chǎn)和數(shù)字化改革標志性成果貢獻智慧力量。
這套數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅僅服務(wù)于亞運，它將用工程管理理念和數(shù)字化技術(shù)服務(wù)政務(wù)管理的思路，延伸運用到了更寬領(lǐng)域，為復(fù)雜、系統(tǒng)性項目的管理實踐提供解決方案。現(xiàn)已衍生出了用于政府工作報告工作任務(wù)管控的“政在干”系統(tǒng)，用于數(shù)據(jù)局城市大腦2.0工作管理的“城市大腦2.0任務(wù)在線”系統(tǒng)，用于杭州婦聯(lián)、交通局工作管理的“兒童友好城市任務(wù)在線”“交通治理在線”系統(tǒng)等，覆蓋杭州市政務(wù)領(lǐng)域下的1.4萬余項任務(wù)管理。相信在未來，隨著系統(tǒng)的優(yōu)化迭代，更多的使用場景和應(yīng)用模式將會不斷涌現(xiàn)，而其也將作為智能亞運的重要遺產(chǎn)，為重大賽事籌辦、市政管理等不斷賦能。
作為多座亞運場館和多項亞運保障工程建設(shè)單位，華東院將繼續(xù)發(fā)揮工程技術(shù)與信息化數(shù)字化核心能力，為杭州第19屆亞運會、第4屆亞殘運會保駕護航！
亞運任務(wù)在線
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